İDARİ MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

İdari Mali işler Şube Müdürlüğü, Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı birimlerinin yürüttüğü hizmetlerde kullandığı mal ve hizmetlerin en etkin ve verimli biçimde kullanarak bu çerçevede, Başkanlığımız birimlerinin ve bağlı Polis Meslek Yüksek Okullarının Bütçe ve Mali İşlemleri ile her türlü malzeme ve hizmet ihtiyaçlarını ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde karşılamak, Personelin maaş, tazminat ve sosyal yardımlarına, öğrencilerin harçlık ve diğer istihkaklarına tahakkuk ettirmek, bütçe imkanlarının en iyi şekilde uygulanmasını sağlamak, Başkanlığımız ve bağlı birimlere ait her türlü ihtiyaç maddelerinin alınmasını, muhafazasını sağlamakla görevlidir.

İdari Mali işler Şube Müdürlüğü görev alanına giren konularda yetki veren mevzuat doğrultusunda hizmetini yürütmektedir. Ana hatları ile İdari Mali işler Şube Müdürlüğü görev alanına giren konularda devletin görev ve fonksiyonlarını yerine getirirken yürüttüğü hizmetlerde kullandığı mal ve hizmetlerin ve bunların milli ekonomiye, piyasalara ve gelir dağılımına etkileri esas alınmaktadır. Bu çerçevede, Başkanlığımız birimlerinin ve bağlı Polis Meslek Yüksek Okullarının Bütçe ve Mali İşlemleri ile her türlü malzeme ve hizmet ihtiyaçlarını ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde karşılamak, Personelin maaş, tazminat ve sosyal yardımlarına, öğrencilerin harçlık ve diğer istihkaklarına tahakkuk ettirmek, bütçe imkanlarının en iyi şekilde uygulanmasını sağlamak, Başkanlığımız ve bağlı birimlere ait her türlü ihtiyaç maddelerinin alınmasını, muhafazasını sağlamakla görevlidir.

Polis Akademisi İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü;
a) İdari Büro Amirliği,
b) İkmal Büro Amirliği,
c) Muhasebe Büro Amirliği,
d) Stratejik Planlama ve Bütçe Büro Amirliği,
e) Doğrudan Temin ve Tahakkuk Büro Amirliği,
f) İhale İşleri Büro Amirliği’nden oluşur.

İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü  (Stratejik Planlama ve Bütçe Büro Amirliği)
İş Tanımı: Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı birimlerin bütçe, yatırım, ödenek planlaması ve ödenek gönderme, tenkis işlemlerini yapmak
İş Akışı: a) Analitik Bütçe hazırlama döneminde bağlı P.M.Y.O.’lardan bütçelerini istemek ve Polis Akademisi Başkanlığı bütçesiyle birleştirerek tek bir bütçe oluşturmak ve ilgili birime göndermek,
BÜTÇE SÜRECİ
1- Mart Ayı içerisinde Polis Meslek Yüksek Okulları ile Akademinin diğer birimlerinden bütçe teklifleri ile Birim Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formunun doldurulması istenir. Toplanan teklifler ile formlar değerlendirildikten sonra tek bir bütçe oluşturulur.            
2- Nisan ayı içerisinde Emniyet Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından, Başkanlığımızın bütçe teklifi ile Birim Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formunun gönderilmesini istedikten sonra, Başkanlığımızın bütçe teklifi ve hazırlanan formlar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.
3- Hazırlanan bütçe fişleri ile formların Mayıs ve Haziran ayları içerisinde e-bütçe sistemine girişi yapılır.
4- Haziran ayı içerisinde, Başkanlığımızın bütçe teklifini değerlendirmek amacıyla Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından toplantı düzenlenir. Bu toplantıda hazırlanan bütçe teklifi gerekçeleriyle birlikte savunulur.
5- 30 Temmuzda Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından EGM bütçesi Maliye Bakanlığı Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne teslim edildikten sonra, Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından Eylül ayı içerisinde bütçe tekliflerinin görüşülmesi için toplantı düzenlenir. Bu toplantıda da hazırlanan bütçe teklifi gerekçeleriyle birlikte savunulur.
6- Hazırlanan bütçe tasarısı Kasım ayı içerisinde TBMM Plan ve Bütçe Komisyonunda Aralık Ayında ise TBMM Genel Kurulunda görüşülür. Bu görüşmelerden önce Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının organizasyonunda Başkanlığımızla ilgili sorulabilecek muhtemel sorular üzerinde hazırlıklar yapılır.
7- TBMM tarafından kabul edilen bütçe tasarısı Cumhurbaşkanı tarafından onaylandıktan sonra, mali yıl başından önce resmi gazetede yayımlanır ve 1 Ocak itibariyle yürürlüğe girer.

b) Mali yıl başında Polis Akademisi ve bağlı P.M.Y.O.’ların yıllık ödenek planlamasını yapmak,
1- Başkanlığımızın bütçesi belli olduktan sonra, bağlı Polis Meslek Yüksek Okullarından mal ve hizmet alımları için yapılan ihalelerin sonuçları ile aylık zorunlu giderlerin tespit edilerek Başkanlığımıza gönderilmesi istenir.
2- Elde edilen verilerle birlikte, birimlerin geçmiş yıldaki harcamaları ile kapasiteleri değerlendirilerek ödeneklerin planlaması yapılır.      
c) Maliye Bakanlığınca mali yıl ödeneklerinin serbest bırakıldığı dönemlerde Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı P.M.Y.O.’larının ödeneklerini serbesti oranına göre planlamak, E-bütçe sisteminden ödenek gönderme işlemini yaparak onay verilmek üzere Emniyet Genel Müdürlüğü Strateji Daire Başkanlığına göndermek,

1- Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen oranlar doğrultusunda, mali yıl ödeneklerinin serbest bırakıldığı dönemlerde (Ocak, Nisan,Temmuz,Ekim) Hazırlanan ödenek planına göre Akademi bağlı Polis Meslek Yüksek Okulu il emvallerine e-bütçe sistemi üzerinden ödenekler gönderilir.
2- E-bütçe sisteminden hazırlanan icmalin çıktısı (Ödenek Gönderme Belgesi) Harcama Yetkisinin onayına sunulur.
3- Harcama Yetkisinin onayından sonra Mali Hizmetler Birimi Yöneticisinin  onaylanması için Ödenek Gönderme Belgesinin aslı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.

d) P.M.Y.O.’lardan gelen ödenek taleplerini değerlendirmek ve göndermek,

Mali yıl ödeneklerinin serbest bırakıldığı dönemler (Ocak, Nisan,Temmuz,Ekim) dışında, ödeneklerin yeterli olmadığı durumlarda, birimler tarafından yapılan ödenek talepleri ödenek durumuna göre değerlendirilerek, e-bütçe sistemi üzerinden ödenekler gönderilerek ödenek gönderme belgesi icmali çıkarılır. Çıkarılan icmal Harcama Yetkilisinin onayına sunulduktan sonra, Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin onaylaması için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.

İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü  (Stratejik Planlama ve Bütçe Büro Amirliği)
İş Tanımı: Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı birimlerin bütçe, yatırım, ödenek planlaması ve ödenek gönderme, tenkis işlemlerini yapmak
İş Akışı: a) Analitik Bütçe hazırlama döneminde bağlı P.M.Y.O.’lardan bütçelerini istemek ve Polis Akademisi Başkanlığı bütçesiyle birleştirerek tek bir bütçe oluşturmak ve ilgili birime göndermek,
BÜTÇE SÜRECİ
1- Mart Ayı içerisinde Polis Meslek Yüksek Okulları ile Akademinin diğer birimlerinden bütçe teklifleri ile Birim Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formunun doldurulması istenir. Toplanan teklifler ile formlar değerlendirildikten sonra tek bir bütçe oluşturulur.            
2- Nisan ayı içerisinde Emniyet Genel Müdürlüğü Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından, Başkanlığımızın bütçe teklifi ile Birim Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formunun gönderilmesini istedikten sonra, Başkanlığımızın bütçe teklifi ve hazırlanan formlar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.
3- Hazırlanan bütçe fişleri ile formların Mayıs ve Haziran ayları içerisinde e-bütçe sistemine girişi yapılır.

4- Haziran ayı içerisinde, Başkanlığımızın bütçe teklifini değerlendirmek amacıyla Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından toplantı düzenlenir. Bu toplantıda hazırlanan bütçe teklifi gerekçeleriyle birlikte savunulur.
5- 30 Temmuzda Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından EGM bütçesi Maliye Bakanlığı Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne teslim edildikten sonra, Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından Eylül ayı içerisinde bütçe tekliflerinin görüşülmesi için toplantı düzenlenir. Bu toplantıda da hazırlanan bütçe teklifi gerekçeleriyle birlikte savunulur.
6- Hazırlanan bütçe tasarısı Kasım ayı içerisinde TBMM Plan ve Bütçe Komisyonunda Aralık Ayında ise TBMM Genel Kurulunda görüşülür. Bu görüşmelerden önce Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının organizasyonunda Başkanlığımızla ilgili sorulabilecek muhtemel sorular üzerinde hazırlıklar yapılır.
7- TBMM tarafından kabul edilen bütçe tasarısı Cumhurbaşkanı tarafından onaylandıktan sonra, mali yıl başından önce resmi gazetede yayımlanır ve 1 Ocak itibariyle yürürlüğe girer.

b) Mali yıl başında Polis Akademisi ve bağlı P.M.Y.O.’ların yıllık ödenek planlamasını yapmak,
1- Başkanlığımızın bütçesi belli olduktan sonra, bağlı Polis Meslek Yüksek Okullarından mal ve hizmet alımları için yapılan ihalelerin sonuçları ile aylık zorunlu giderlerin tespit edilerek Başkanlığımıza gönderilmesi istenir.
2- Elde edilen verilerle birlikte, birimlerin geçmiş yıldaki harcamaları ile kapasiteleri değerlendirilerek ödeneklerin planlaması yapılır.      
c) Maliye Bakanlığınca mali yıl ödeneklerinin serbest bırakıldığı dönemlerde Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı P.M.Y.O.’larının ödeneklerini serbesti oranına göre planlamak, E-bütçe sisteminden ödenek gönderme işlemini yaparak onay verilmek üzere Emniyet Genel Müdürlüğü Strateji Daire Başkanlığına göndermek,

1- Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen oranlar doğrultusunda, mali yıl ödeneklerinin serbest bırakıldığı dönemlerde (Ocak, Nisan,Temmuz,Ekim) Hazırlanan ödenek planına göre Akademi bağlı Polis Meslek Yüksek Okulu il emvallerine e-bütçe sistemi üzerinden ödenekler gönderilir.
2- E-bütçe sisteminden hazırlanan icmalin çıktısı (Ödenek Gönderme Belgesi) Harcama Yetkisinin onayına sunulur.
3- Harcama Yetkisinin onayından sonra Mali Hizmetler Birimi Yöneticisinin  onaylanması için Ödenek Gönderme Belgesinin aslı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.
 
d) P.M.Y.O.’lardan gelen ödenek taleplerini değerlendirmek ve göndermek,

       Mali yıl ödeneklerinin serbest bırakıldığı dönemler (Ocak, Nisan,Temmuz,Ekim) dışında, ödeneklerin yeterli olmadığı durumlarda, birimler tarafından yapılan ödenek talepleri ödenek durumuna göre değerlendirilerek, e-bütçe sistemi üzerinden ödenekler gönderilerek ödenek gönderme belgesi icmali çıkarılır. Çıkarılan icmal Harcama Yetkilisinin onayına sunulduktan sonra, Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin onaylaması için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.

e) Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı P.M.Y.O.’ların yatırım planlamalarını yapmak,
 
1- Başkanlığımız bütçe teklifinin “06-Yatırımlar” ekonomik koduna giren makine teçhizatla ilgili yatırım kalemlerinde bulunan teklifler (06.1-Mamul Mal Alımları” “06.3-Gayrimaddi Hak Alımları” ve “06.6-Menkul Malların Büyük Onarım Giderleri”) Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının talebi üzerine Makine Teçhizat Detay Listesi adı altında bu birime gönderilir.
2- Makine Teçhizat Detay Listesi mali yıl başında Bakan tarafından onaylandıktan sonra, detay listedeki makine taçhizatın dağıtım planlaması yapılır.
3- Yatırımın inşaatla ilgili  (“06.5-Gayrimenkul Sermaye Üretim Giderleri” ve “06.7-Gayrimenkul Büyük Onarım Giderleri”) teklifleri, yıl içerisinde Başkanlığımız ve Polis Okullarından İnşaat Emlak Daire Başkanlığına gönderilen talepler doğrultusunda, İnşaat Emlak Daire Başkanlığı tarafından yapılır.
4-Yıl içerisinde yatırımla ilgili tüm talepler, bütçe ve ihtiyaç durumuna göre değerlendirilerek gereği yapılır.
 
f) Mali yıl içerisinde gerekli ödenek aktarmaları planlamak, ilgili birimlerden talep etmek ve ödenek tenkisi işlemlerini yapmak,
1-Mali yıl içerisinde ödeneğin yeterli olmadığı durumlarda, gerekli ödenek talepleri ve ödenek aktarma talepleri Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına bildirilir.
2- Birimlerden tenkis edilmesi gereken ödenekler belirlendikten sonra, e-bütçe sistemi üzerinden tenkis işlemi yapılarak tenkis belgesi icmali çıkarılır ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulduktan sonra, Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin onaylaması için, evrakın aslı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir.
g) İlgili mali birimlerden gelen talepler doğrultusunda Akademi ve bağlı P.M.Y.O.’ların istatistiksel formlarını düzenlemek ve göndermek,

İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü  (Doğrudan Temin ve Tahakkuk Büro Amirliği)
İş Tanımı: Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde mal ve hizmet alımı yapmak.

İş Akışı:
           a) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun ilgili hükümleri gereğince parasal limitler dahilinde birimlerden gelen talepler doğrultusunda mal ve hizmet alımı yapmak.     
 b) Akademide kullanılan elektrik, su, doğalgaz, telefon vs. mal ve hizmet alımı yaparak fatura bedellerinin ödenmesi ile ilgili iş ve işlemleri yapmak ve ilgili birimlere göndermek,
            -Elektrik ve telefon faturalarının ilgili birimlerden gelmesi sonrası gerekli ödeme evraklarını tanzim etmek.
            -Su ve doğalgaz alımları için ilgili birimlerden gelen talep doğrultusunda avans çekilerek gerekli alımları yapmak.

             c) Satın alınacak mal ve hizmetler için gerekli işlemleri ilgili mevzuat hükümlerine göre yapmak,
            -Satın alınacak mal veya hizmetler için ilgili birimlerden iş talep formlarının tanzim ettirilmesini sağlamak.
            -Talep edilen mal veya hizmet alımı ile ilgili yaklaşık maliyeti araştırmak.
            -İlgili harcama kaleminde ödenek bulunup bulunmadığını kontrol etmek.
            -Satın alınacak mal veya hizmetler ile ilgili gerekli onayı almak ve piyasa araştırma görevlilerini belirlemek.
            -Gerekli piyasa araştırması yapmak ve piyasa araştırma tutanağı düzenlemek.
            -Satın alınacak mal ve hizmetin teslimini sağlamak.
            -Satın alınacak mal veya hizmetin iş bitimi faturasını kestirerek gerekli muayene ve kabulünü yaptırmak.
            -Ödeme emri evraklarını tanzim etmek.

            ç) Yapılan alımlarla ilgili ödeme evrakını tanzim ederek, hak sahiplerine ödeme yapılmak üzere ilgili birimlere göndermek,

            d) Bakım ve onarımı yapılması gereken malzeme, makine ve ekipmanları ile araçların bakım ve onarım sözleşmelerini yapmak, malzeme alımını yapmak,
Satın alınacak mal veya hizmetler için ilgili birimlerden iş talep formlarının tanzim ettirilmesini sağlamak.
            -Bakım ve onarımı yapılacak malzeme, makine ve ekipmanları  ile ilgili yaklaşık maliyeti araştırmak.
            -İlgili harcama kaleminde ödenek bulunup bulunmadığını kontrol etmek.
            -Bakım ve onarımı yapılacak malzeme, makine ve ekipmanları ile ilgili gerekli onayı almak ve piyasa araştırma görevlilerini belirlemek.
            -Gerekli piyasa araştırması yapmak ve piyasa araştırma tutanağı düzenlemek.
            -Bakım ve onarımı yapılacak malzeme, makine ve ekipmanların gerekli bakım onarımının yapılmasını sağlamak.
            -İş bitimi faturasını kestirerek gerekli muayene ve kabulünü yaptırmak.
            -Ödeme emri evraklarını tanzim etmek.

            e) Birimlerce talep edilen malzeme, araç-gereç, demirbaş ve sarf malzemelerini ödenek durumuna göre değerlendirerek ilgili mevzuat hükümlerine göre satın almak, temin etmek,
            -Satın alınacak malzeme, araç-gereç, demirbaş ve sarf malzemeleri için ilgili birimlerden taleplerin olup olmadığını kontrol etmek.
            -Talep edilen malzeme, araç-gereç, demirbaş ve sarf malzemeleri ile ilgili yaklaşık maliyeti araştırmak.
            -İlgili harcama kaleminde ödenek bulunup bulunmadığını kontrol etmek.
            -Satın alınacak malzeme, araç-gereç, demirbaş ve sarf malzemeleri ile ilgili gerekli onayı almak ve piyasa araştırma görevlilerini belirlemek.
            -Gerekli piyasa araştırması yapmak ve piyasa araştırma tutanağı düzenlemek.
            -Satın alınacak malzeme, araç-gereç, demirbaş ve sarf malzemelerin teslimini sağlamak.
            -Satın alınacak malzeme, araç-gereç, demirbaş ve sarf malzemelerini iş bitimi faturasını kestirerek gerekli muayene ve kabulünü yaptırmak.
            -Ödeme emri evraklarını tanzim etmek

              f) İhale İşleri Büro Amirliği tarafından ihalesi yapılan işlerin ödemelerinin yapılması ile ilgili hak ediş ve icmallerin düzenlenerek gönderilen evrakın tahakkuklarının kesilerek hak sahiplerine ödeme yapılmak üzere ilgili birimlere göndermek,

             g) Emniyet Teşkilatı adına çeşitli üniversitelerde öğrenim gören Fakülte ve Yüksek Okullar öğrencilerinin ders kitapları ve araçlarının fatura bedellerinin ödenmesi ile ilgili gerekli iş ve işlemleri yaparak ilgili birimlere göndermek,

             ğ) Her yıl Bakan onayı ile belirlenen yarın proje ve detay listelerine göre Başkanlık ve bağlı Polis Meslek Yüksek Okullarına alınacak menkul mallarını alımını yapmak, ödeme evraklarını düzenleyerek ilgili birimlere göndermek,
    -PMYO Müdürlüklerini ilgili harcama kaleminden ödenek gönderildiğinden bu tür alımlar yapılmamaktadır.

İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü : (İkmal Büro Amirliği)
İş Tanımı: Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı Polis Meslek Yüksek Okulu Müdürlüklerinde öğrenim gören öğrenci ve birimlerinde görevli personeller için istihkakların planlamasının yapılması, temin edilerek dağıtımının sağlanması ve ihale ile alınan istihkak malzemelerinin muayenelerini yapmak ve kabulünü sağlamak.
İş Akışı: a) Başkanlığımıza bağlı birimlerin ihtiyacı olan her cins ve marka silahı, mermi ve teçhizatı zamanında temin edip hak sahiplerine dağıtmak; kadromuzda görevli iken yurt dışında geçici olarak görevlendirilen personel ile askerlik görevini ifa etmek üzere giden personellerin zati demirbaş silahlarını görev hitamı dönünceye kadar depomuzda muhafaza etmek üzere teslim almak, mevcut silahların bakım ve muhafazasını temin etmek; ambarda bulunan tarihi ve müzelik silahların muhafaza ve bakımını sağlamak.
b) Başkanlığımıza bağlı birimlerin ihtiyacı nispetinde gerekli demirbaş malzemelerin teminini sağlamak ve kayıtlarını tutmak. Temin edilen her nevi demirbaş eşyanın ilgili birimlere dağıtımını yapmak, birimlerin demirbaş listelerini hazırlayarak asmalarını sağlamak ve kullanım değeri kalmayan eşyanın ayniyat talimatnamesi uyarınca düşümünü yapmak.
c) Başkanlığımıza bağlı birimlerin ihtiyacı olan kırtasiye malzemelerinin planlamasını yaparak teminini sağlayıp birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda dağıtımlarını yapmak.
d) Başkanlığımızda görevli personellerin istihkaklarını Genel Müdürlüğümüz Merkez Depodan alarak personellerimize dağıtımlarını yapmak.
e) Başkanlığımız Güvenlik Bilimleri Fakültesinde eğitim ve öğrenim gören öğrenciler ile Başkanlığımıza bağlı P.M.Y.O. öğrencilerinin istihkakları olan malzemelerin planlamasını yaparak İhale Büro Amirliği ile koordinasyonu sağlayıp, ihale ile alınan malzemelerin, muayene işlemleri ile ilgili gerekli Komisyonları oluşturup malzemelerin muayenelerini yaptırarak, neticesinde malzemeleri istihkak sahibi öğrencilere dağıtılmak üzere kabullerini yapmak.
f) Kabulü yapılan istihkak malzemelerini PMYO ile Güvenlik Bilimleri Fakültesi öğrencilerine dağıtımını sağlamak.
g) Başkanlığımız Güvenlik Bilimleri Fakültesinden mezun olacak olan öğrencilerin istihkakları ile ilgili gerekli yazışmaları yaparak, istihkak malzemelerinin temin edilip hak sahiplerine dağıtımını sağlamak.
h) Başkanlığımız Güvenlik Bilimleri öğrencilerinden kamp eğitimi görecek olan öğrencilerin, kampta kullanacakları istihkaklarının planlaması yapılarak İhale Büro Amirliği ile koordinasyon sağlayıp istihkakların temin edilip dağıtımını yapmak.
ı) Her iki yılda bir ayniyat hesabını Sayıştay Başkanlığına sunmak, yıl sonu hesabını ise her yıl Genel Müdürlüğe göndermek,
ı) Muayene kabul ve zarar tespit komisyonlarını mevzuata uygun olarak oluşturmak, komisyon görüşlerini İhale İşleri Büro Amirliğine göndererek bilgi vermek ve buna ilişkin yazışmaları yürütmek,
i) Akademi içinde kullanılan miatlı eşyanın kullanım süresini takip ederek zamanından önce kullanım alanından çıkartılmasını önlemek,
j) Akademi araç kuvvesine kayıtlı motorlu araçların hek’e ayrılmış veya ekonomik ömrünü doldurmuş olanlarını takip ederek 12/4/2001 tarihli ve 4645 sayılı Emniyet Genel Müdürlüğüne Ait Araç, Gereç, Mal ve Malzemenin Satış, Hibe, HEK ve Hurda Durum ve İşlemleri ile Hizmet Satışına Dair Kanun ve ilgili yönetmelik gereğince işlemlerini yapmak.
k) Başkanlığımız kuvvesine kayıtlı araçların akar yakıt ihtiyaçlarının planlamasını yaparak İhale Büro Amirliği ile gerekli koordinasyonu sağlayıp araçların ihtiyacı olan akaryakıtların teminini sağlamak.
l) Ayniyat Talimatnamesine ilişkin diğer görevleri yapmak

İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü : (Muhasebe Büro Amirliği)
İş Tanımı: Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı birimlerde bulunan personel ve öğrenci maaşlarını hazırlamak ve hesap işleri ile ilgili diğer iş ve işlemleri takip etmek.

İş Akışı: a) Personelin maaş, ücret, tazminat ve bilumum sosyal yardımlarını tahakkuk ettirmek istihkak sahiplerine ödemek, her türlü harcamaya ilişkin tahakkuk işlerini yürütmek,

a.1) Naklen veya açıktan atama ile Başkanlığımız kadrosunda göreve başlayan personelin Personel Şube Müdürlüğü vasıtasıyla göreve başlatılmasından sonra “Nakil Bildirimi” ve “Atama Onayı” belgesi ile birlikte Büromuza gelmesi sağlanır.

a.2) Personel adına düzenlenmiş “Nakil Bildirimi” ve “Atama Onayı” belgesinde yer alan veya personelin verdiği bilgiler doğrultusunda; personelin 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunundan önce 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu veya 2914 sayılı Personel Kanunu hükümlerine tabi çalışıp çalışmadığı tespit edilir. 01.10.2008 tarihinden itibaren devlet memuru olanlar “5510 sonrası” olarak değerlendirilmekte ve 5510 sayılı Kanunun hükümlerine tabi olmaktadır. 01.10.2008 tarihinden önce devlet memuru olanlar “5510 öncesi” olarak değerlendirilmekte ve mülga 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanununa tabi olmaktadır.

a.3) Bir önceki maddede yer alan tespiti yaptıktan sonra, “Nakil Bildirimi” ve “Atama Onayı” belgesinde yer alan bilgiler doğrultusunda “Maaş Bordro Programına” bilgi girişi yapılacaktır.

a.4) 5510 sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca; personelin her ay emekli kesenek ve primlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna (SGK) göndermek amacıyla Başkanlığımızda göreve başlayan her bir personele durumuna uygun olan SGK’nın web sayfası sigortalı tescil uygulamalarından ilk işe giriş sayfasından dört aşamalı bilgi girişleri olan ilk tescil, tekrar tescil ve kayıt güncelleme işlemlerinden birini on line olarak yapılmakta ve işlem sonucu emekli sicil numarası alınmaktadır.

a.5) a.4 numaralı işlem sonucu dökümü alınan “Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi” onaylanarak bir nüshası “5510 sonrası” personele verilir. “5510 sonrası” personel; kendisi ve bakmakla yükümlü olduğu kişilerin sağlık hizmetlerinden yararlanabilmesi için “Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi” ile birlikte Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü veya Merkezlerine giderek sağlık aktivasyon işlemlerini yaptırmaktadır.

a.6) “5510 öncesi” personelin bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin beyan ve taahhüdünü içeren dilekçesine göre sağlı aktivasyon işlemleri, T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının Kurumca yetkili kılınmış olan kişiye verilen şifre ile yapılır.

a.7) Kadromuzda göreve başlayan her personel; kendisi, eşi veya bakmakla yükümlü olduğu çocuklarına ilişkin bilgilerin yer aldığı “Aile Bildirim Formu” doldurur.

a.8) “Aile Bildirim Formu”nda yer alan bilgiler doğrultusunda 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 202. maddesine göre; memurun her ne şekilde olursa olsun menfaat karşılığı çalışmayan veya herhangi bir sosyal güvenlik kuruluşundan aylık almayan eşi için 1500, çocuklarından herbiri için de 250 gösterge rakamının (72 nci ay dahil olmak üzere 0-6 yaş grubunda yer alan çocuklar için bir kat artırımlı) aylık katsayısı ile çarpılması sonucu elde edilecek miktar üzerinden Aile ve çocuk yardımı ödenir.

a.9) Maliye Bakanlığının 265 nolu Gelir Vergisi Genel Tebliğine göre “Aile Bildirim Formu”nda yer alan bilgiler doğrultusunda personele; ücretin elde edildiği takvim yılı başında geçerli olan ve sanayi kesiminde çalışan 16 yaşından büyük işçiler için uygulanan asgarî ücretin yıllık brüt tutarının; mükellefin kendisi için % 50’si, çalışmayan ve herhangi bir geliri olmayan eşi için % 10’u, çocukların her biri için ayrı ayrı olmak üzere; ilk iki çocuk için % 7,5 diğer çocuklar için % 5’inin toplamının %15 ile çarpımı kadar aylık “Asgari Geçim İndirimi” ödenir.

a.10) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa ve 2914 sayılı Personel Kanunu hükümlerine tabi personele ilgili mevzuatta yer alan tazminat, yan ödeme, üniversite ödeneği, ek ödeme, idari görev ödeneği, vb. zam ve tazminatlar ödenmektedir.

a.11) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa ve 2914 sayılı Personel Kanunu hükümlerine tabi personele ilişkin her ay düzenli olarak Personel Şube Müdürlüğünden gelen görev, unvan, derece ve kademe değişikliğine göre terfi işlemleri yapılarak maaşlarına yansıtılmaktadır.

a.12) İlgili ayın maaşına ilişkin bilgiler ve değişiklikler, her ayın 1 ile 5 arasında İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlığının Say2000i maaş programına girilerek her bir personelin maaşı tek tek kontrol edildikten sonra ödeme emri ve eklerinin çıktısı alınarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine imzalattırıldıktan sonra en geç ilgili ayın 10’una kadar İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne teslim edilir.

a.13) İlgili ayın 10’unda teslim edilen maaşa ilişkin banka disketi hazırlanmakta ve anlaşmalı olduğumuz Vakıflar Bankasının Bilgi İşlem Müdürlüğüne elektronik ortamda gönderilmektedir. Disket gönderildikten sonra Vakıflar Bankasının Bilgi İşlem Müdürlüğü aranarak disketin işleme alınıp alınmadığı ve hatalı kayıt olup olmadığı teyit edilir.

a.14) ilgili ayın 13’ünde anlaşmalı olduğumuz Vakıflar Bankası Gaziosmanpaşa Şubesi Müdürlüğü aranarak personel maaşlarına ilişkin paranın hesabımıza gelip gelmediği kontrol edilir. Gelen paranın teyit edilmesi üzerine, Başkan Yardımcısı imzalı ödeme talimatı ilgili banka Şubesine elden gönderilir veya faks çekilerek teyit edilir.

a.15) Naklen tayin olan personelin Personel Şube Müdürlüğünden gelen “Atama Onayı” ve “İlişik Kesme” yazıları doğrultusunda; “Personel Nakil bildirimi” belge düzenlenir, “Maaş Bordro Programı”ndan maaş düşümü yapılır, Maliye Bakanlığı Say2000i sisteminden naklen geçmesi yapılır ve SGK’nın web sayfasından da naklen geçilmesi yapılır.

a.16) Kendisi ve bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin vermiş olduğu beyanname doğrultusunda naklen atanan personele 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine göre sürekli görev yolluğu tahakkuk ettirilip ödenmek üzere İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir. İlgili kişinin hesabına havalesinin yapılması sağlanır.

a.17) Çocuğu dünyaya gelen personelimize, 2500 gösterge rakamının aylık katsayı ile çarpılmasını sonucu elde edilecek miktarda doğum yardımı ödeneği verilir. Ana ve babanın her ikisi de devlet memuru ise ödenek yalnız babaya verilir. “Aile Bildirim” formu ve eki doğum raporunun aslı ile birlikte ödeme evrakına eklenerek ödenmek üzere İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlığına gönderilmektedir.

a.18) Emekli olan personelin Personel Şube Müdürlüğünden gelen emeklilik ve ilişik kesme yazıları doğrultusunda; “Maaş Bordro Programı”ndan maaş düşümü yapılır, Maliye Bakanlığı Say2000i sisteminden emekli olarak düzeltmesi yapılır ve SGK’nın web sayfasından da naklen geçilmesi yapılır. Emekli olan personele 5944 sayılı 2010 Mali Yılı Bütçe Kanunu’ndaki değişiklikle 750,00 TL Sürekli Görev Yolluğu tahakkuk ettirilip ödenmek üzere İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir. İlgili kişinin hesabına havalesinin yapılması sağlanır.

a.19) 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ve 2914 sayılı Personel Kanunu hükümlerine tabi personelin yetiştirilmek amacıyla yurtdışına gönderilmesi durumunda, “Yetiştirilmek Amacıyla Yurtdışına Gönderilecek Devlet Memurları Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre Bakanlık Onayı’na dayanılarak yurtdışı maaşı ve diğer giderler karşılanır. Ayrıca yurtiçi maaşından %40 kesinti yapılır. İlk üç ay avans olarak verilir ve üç ay sonunda avans kapatma işlemi yapılır. Üç aydan daha fazla gidenlere ise her ayın 1’inci iş günü yurtdışı maaşı yapılarak İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir. İlgili kişinin yurtdışı maaşı için eğitim amacıyla gittiği ülkedeki bir bankadan açtırdığı hesap numarasının Başkanlığımıza bildirmesiyle Merkez Bankasında hesap açtırılır ve açılan bu hesaba yurtdışı maaşı yatırılır.

a.20) Taltif Komisyonu Kararlarında yer alan personelimize, taltif verilecek memurun gösterge ve ek gösterge toplamının maaş katsayısı ile çarpılması sonucu bulunan tutarın kararda yer alan taltif sayısı kadar taltif ödemesi yapılır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun ilgili hükümlerine göre verilen taltiflerden gelir vergisi kesilmekte ve 3201 sayılı Emniyet Teşkilatı Kanunun ilgili hükümlerine göre verilen taltiflerden gelir vergisi kesilmemektedir.

a.21) Yurtiçi ve yurtdışında geçici olarak görevlendirilen personele ilgili Onayda yer alan tarihleri içerisinde 6245 sayılı Harcırah Kanunun ilgili hükümlerine göre yevmiye, konaklama bedeli, taşıt ücreti ödenir.

a.22) Bakanlık Onayı ile görevden uzaklaştırılan personelin maaşı 2/3 oranında tahakkuk ettirilerek ödenir. Tekrar görevine iade edilmesi veya mahkeme kararı ile görevine dönmesi durumunda açıkta kaldığı süreye ilişkin 1/3’lük emekli kesenekleri ve maaş ödemesi yapılır.

a.23) Emniyet Genel Müdürlüğü’nden gelen yazılı talimat doğrultusunda 6 aylık dönemler halinde dikiş parası ödenmektedir.

a.24) Yetkili Disiplin Kurulunca verilen aylık kesim cezası Disiplin Şube Müdürlüğünün yazısına istinaden maaşından kesinti yapılır. Kesinti sonucu Personel ve Disiplin Şubeye bilgi verilir.
a.25) Lojmanda oturan personelimizin maaşlarından, lojman tutanağında yer alan bilgiler doğrultusunda kesinti yapılır. Bu kesinti, personelin lojmandan çıkışına kadar devam eder. Lojmandan çıkan personelin kira iadesi oturmadığı gün sayısı kadar kişinin hesabına aktarmak üzere İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir.

a.26) Personele, Kamu Personeli Dil Sınavı (KPDS)’ nda 70 ve üzeri puan almış personele ilgili kanunda yer alan gösterge puanı üzerinden dil tazminatı ödenmektedir.

a.27) Personelimizin devlet memurluğuna girmeden önce SSK’ya tabi hizmetine ilişkin müktesep hesaplaması yapılmaktadır.

b) Personel hakkında icra dairelerinden gelen icra emri ile ilgili işlemleri yerine getirmek ve ilgili şubeye bilgi vermek,

b.1) Personel hakkında icra dairelerinden gelen icra emri Büroya intikalinden itibaren 7 (yedi) gün içerisinde ilgili İcra Müdürlüğüne; maaşında icra kesintisi olup olmadığı ve daha önceden devam eden icrası var ise, son gelen icranın kaçıncı sırada olduğunu bildirmek,
b.2) Personel hakkında icra dairelerinden gelen icra emrini Personel Şube Müdürlüğüne veya ilgili şubeye bilgi vermek,
b.3) İcrası gelen personele ilişkin “Maaş Bordro Programına” bilgi girişi yapmak ve icra emrinin bir nüshasını İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne bildirmek,
b.4) Her ayın 15’inden sonra, maaşında icra kesintisi olup da icrası biten personelin durumunu ilgili icra müdürlüğüne bildirmek,

 c) Mevzuat ile belirlenmiş olan Akademi, FYO ve yabancı öğrencilerle ilgili olarak harçlık, yemek parası ve harç katkı payları ile ilgili olarak işlemleri yerine getirmek,
c.1) “Emniyet Genel Müdürlüğü Adına Akademi ve Diğer Fakülte ve Yüksek Okullarda Okuyan Öğrenciler İstihkak Yönetmeliği”nin 5. maddesinde belirtilen oranlar üzerinden intibak eğitimini bitirip geçici kaydı yapılan T.C. uyruklu öğrenciye takip eden aybaşından itibaren harçlık ödemesi yapılmaktadır. Yönetim Kurulu Kararı ile öğrencinin ilişiğinin kesilmesine kadar harçlık ödenmesine devam edilir.
c.2) Yabancı uyruklu öğrencinin harçlıkları ise aynı usul ve esaslar çerçevesinde Bakanlık Makamı Onayına göre ödenmektedir.
c.3) 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun 4’üncü maddesi gereğince sigortalı sayılan 18 yaş ve üzeri öğrencinin öğrenime başladığı tarihten itibaren T.C. Nüfus cüzdanı bilgileri doğrultusunda SGK web sitesinden on line giriş bildirgesi yapılmakta ve her bir öğrenciye emekli sicil numarası alınmaktadır.
c.4) 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun 46’ncı maddesi hükmü gereğince yeni başlayan komiser yardımsısının prime esas kazancı üzerinden hesaplanan primin kişi karşılığı düşüldükten sonraki kısmının tamamı tahakkuk ettirilerek öğrenci adına Başkanlığımız bütçesinden ödenmektedir.
c.5) Tüm öğrencilerin primleri on line olarak SGK’ya bildirilmektedir.
c.6) 3201 sayılı Emniyet Teşkilatı Kanunun 27. maddesine göre Emniyet Genel Müdürlüğü adına okuyan öğrencilerin öğlen yemeğine ilişkin yemek parası, FYO Şube Müdürlüğünce bildirilen iaşe listesine göre o yıl için yapılan yemek ihalesinde öğle yemeğin için belirlenen miktar üzerinden nakdi olarak öğrencilerin hesaplarına yatırılmaktadır.
c.7) FYO Şube Müdürlüğünün ilgili üniversitelere öğrenim gören öğrencilerinin listelerini bildirmesi üzerine, FYO öğrencilerinin öğrenim gördüğü Üniversitelerden gelen katkı payına ilişkin resmi yazı doğrultusunda tahakkuk ettirilerek Üniversitenin belirttiği hesap numarasına ödenmesi yapılmaktadır.

 d) Ek ders ücretlerini tahakkuk ettirmek ve ilgililere ödenmesini sağlamak,
d.1) 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı kapsamında yapılan her türlü göreve ilişkin ek ders ücreti, ilgili birimlerin anılan Kararda belirtilen hükümler çerçevesinde hazırlayacakları puantajı Büromuza gönderdikten sonra ders yükleri kontrol edilerek tahakkuk ettirilip ödenmek üzere İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir.
d.2) Vakıflar Bankası Gaziosmanpaşa Şubesi Müdürlüğü aranarak ek ders ücretine ilişkin paranın hesabımıza gelip gelmediği kontrol edilir.  Banka disketi hazırlanmakta ve anlaşmalı olduğumuz Vakıflar Bankasının Bilgi İşlem Müdürlüğüne elektronik ortamda gönderilerek ek ders ücretlerinin personelin hesabına geçmesi sağlanır.
 
 e) Bütçe hesaplarından doğan devlet alacaklarını takip ve tahsil etmek,
e.1) Bütçe hesaplarından doğan alacaklar (maaş, aile ve çocuk yardımı, öğrenci tazminatları, vb.)  19 Ekim 2006 tarih ve 26324 sayılı Resmi Gazete yayımlanan “Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”in 6. ve 7. maddesine göre tespit edilerek ilgili kişiye tebliğ edilmekte ve aynı zamanda İçişleri Bakanlığı merkez Saymanlık Müdürlüğüne borç dosyası açılmak üzere gönderilmektedir.
e.2) Tebliğ tarihinden itibaren ödeme süresi için İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne ödenmeyen kamu alacaklarına ilişkin dava açmak üzere Ankara Muhakemat Müdürlüğüne gönderilmektedir.
 f) Maaş ve harçlıklarla ilgili defter kayıtlarını tutmak,
f.1) Gelen ödenek bütçe kalemine ayrılarak, ödeneğin geliş tarihine göre gelen ödenek miktarı yazılır.
f.2) Yapılan ödemeler ilgili kaleme, ödeme emri belgesi tarih ve numarasına göre gider yazılır.
 g) Şahıslara ve emekli sandığına tevdii gereken şahıs emeklilik fişlerini hazırlamak ve Emekli Sandığına intikalini sağlamak, Emekli Sandığına yatırılması gereken fiili hizmet zamlarıyla karşılıklarının tahakkukunu hazırlamak ve Emekli Sandığına yatırılmasını sağlamak,
g.1) Maaş ödemesinin yapıldığı her ayın 15’inden sonra emekli kesenekleri ve fiili hizmet zamları 5510 sayılı Kanunun ilgili maddelerine göre ilgili ayın en geç 25’inci günü mesai bitimine kadar yapılmaktadır. Aksi takdirde Kurum olarak yüksek miktarda Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığınca idari yaptırım cezası ile karşılaşılacaktır.
g.2) Maliye Bakanlığı Kamu Personel Sisteminden (KBS) alınacak olan 5534 ve 5510 sayılı Kanuna tabii personelin maaşlarından (tam aylık, kısıtlı maaş, günlü maaş vb.) kesilen emekli kesenekleri ve primlerinin elektronik ortamda dökümü alınır.
g.3) 5534 sayılı Kanuna tabi personelin tam aylık emekli kesenekleri, “5510 öncesi” olarak T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının web sayfasından verilmiş olan şifreler girilerek gönderilip çıktısı alınır.
g.4) 5510 sayılı Kanuna tabi personelin günlüklü ve tam aylık maaşlarından kesilen genel sağlık, ölüm ve yaşlılık primleri “5510 sonrası” olarak ayrı ayrı gönderilip çıktıları alınır.
g.5) 5510 sayılı Kanuna tabi personelin fiili hizmetleri her ay gönderilmek zorunluluğu vardır. Bu Kanuna tabii personelin almış oldukları, tam, günlüklü maaş ve maaş farklarından doğan fiili hizmetleri emekli kesenekleriyle birlikte T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının web sayfasından verilmiş olan şifreler girilerek gönderilip çıktısı alınır. Ödemesi yapılmak üzere ödeme emri belgesine eklenerek İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne elden götürülür.
g.6) T.C. Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının web sayfasından alınmış olan bildirim çıktıları Kurum yetkililerince imzalanarak ayın 25’inden önce İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne götürülür.
h) Akademi ile anlaşma yapmak isteyen eczanelerin sözleşmelerini tanzim etmek, Personel ve öğrencilerin tedavileri ile ilgili hastanelerden ve eczanelerden gelen tedavi faturaları ile öğrencilerin ve personelin tıbbi malzeme, tahlil bedelleri, diş tedavi, gözlük ve ilaç bedellerinin ödenmesiyle ilgili evrakı tanzim etmek ve ödeme yapılmak üzere ilgili birimlere göndermek,(en son güncel haliyle)

01/10/2008 tarihinden önce işe giren kamu personeli ve bunların bakmakla yükümlü bulundukları aile fertlerinin, 15/01/2010 tarihinden itibaren, sağlık ödemelerinin Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı tarafından karşılanacağı ve 5510 sayılı Kanun hükümlerine göre genel sağlık sigortalısı sayılacağına ilişkin “Kamu Personelinin Sağlık Hizmetlerinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Devrine İlişkin Tebliğ” 31/12/2009 tarihli ve 27449 (5.Mükerrer) sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış bulunmaktadır. Bu tebliğe göre;

h.1) 15/1/2010 tarihi dâhil olan sağlık hizmetlerine ilişkin işlemlerde, Sosyal Güvenlik Kurumunca yürütülen mevzuat (5510 sayılı Kanun, Genel Sağlık Sigortası İşlemleri Yönetmeliği, Sağlık Uygulama Tebliği (SUT), genelgeler vb.) hükümleri uygulanacak ve söz konusu kişilerin tedavi giderleri Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından ödenecektir.

h.2) Kamu personeli ve bakmakla yükümlü bulundukları aile fertleri, 15/01/2010 tarihinden itibaren reçete edilen ilaçlarını, Sosyal Güvenlik Kurumu ile anlaşması bulunan herhangi bir eczaneden alabilecektir.

h.3) Protez, ortez ve diğer iyileştirici tıbbi malzemelere ilişkin ödenmesi gereken faturalar; adına fatura kesilmiş personel tarafından Sosyal Güvenlik Kurumu İl Müdürlüğü veya İl Müdürlüğüne bağlı Sosyal Güvenlik Merkezlerine bizzat gönderecektir.

h.4) T.C. uyruklu öğrencilerin sağlık harcamaları; 5510 sayılı Kanun hükümlerine göre genel sağlık sigortalısı sayılacağı ve öğrencilere de kamu personeline ilişkin hükümlerin uygulanacağından SGK’ya geçmiştir.

h.5) 15/01/2010 tarihinden itibaren, 18/12/2009 tarihli ve 27436 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış “Kamu Personelinin Genel Sağlık Sigortası Kapsamına Alınması Hakkında Tebliğ”  hükümleri gereğince kendisi ve bakmakla yükümlü olduğu kişiyle ilgili değişiklik olması durumunda 3 (üç) gün içinde İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü Muhasebe Büro Amirliğine gerekli belgelerle birlikte başvuran personelin aktivasyon işlemleri SGK web sitesinden yapılmaktadır.

h.6) Yabancı uyruklu öğrenciye ilişkin tıbbi malzeme, tahlil bedelleri, diş tedavi, gözlük ve ilaç bedellerinin ödenmesiyle ilgili evrakı tanzim etmek ve ödeme yapılmak üzere İçişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmektedir.

İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü : (İhale İşleri Büro Amirliği)
İş Tanımı: Polis Akademisi Başkanlığı ve bağlı birimlerin ihtiyacı olan ve talep edilen, mal alımı, hizmet alımı, yapım işleri ve danışmanlık hizmetleri konularındaki ihalelerin, ilgili mevzuat hükümlerine göre yapılarak karşılanması.
İş Akışı:
a) Yapılacak olan ihalelerle ilgili olarak yaklaşık maliyetlerini tespit etmek.
     Yaklaşık Maliyet tespit edilirken, gelen talep ve ihtiyaca göre teknik şartname çerçevesinde bu işle uğraşan firmalardan gerekli piyasa araştırması yapılır, resmi kurum veya kuruluşlardan fiyat istenir, geçmiş yıllardaki alımların fiyatları güncelleştirilerek gerçek maliyet oluşturulmaya çalışılır. Maliyet çalışmaları tamamlandıktan sonra Yaklaşık Maliyet Tutanağı tutularak yaklaşık maliyet işlemleri tamamlanmış olur.

b) İhale Onayı Almak.
      Yaklaşık maliyet tespit edildikten sonra hangi ihale usulü ile ihale yapılacaksa belirlenerek ihale yetkilisinden ihale onayı alınır.

c) İhale komisyonlarını oluşturmak.
      Yapılacak olan ihalede ihale komisyonu olarak görev alacak olan kişiler belirlenerek en az ikisi işin uzmanı olmak kaydı ile asıl e yedek üyelerle birlikte ihale komisyonu onayı yine ihale yetkilisinden alınır. Başka şubelerden komisyona görevlendirilecek kişiler var ise onay alınmadan önce şubesinden yazı ile isim istenir ve onay alındıktan sonra yine yazı ile şubelerine bildirilir.

d) İhale Kayıt Numarası Almak
     İhale onay belgesi alındıktan sonra Kamu İhale Kurumunun İnternet sitesinden ihale kayıt numarası alınması gerekmektedir. Bundan sonraki tüm işlemler bu ihale kayıt numarası üzerinden yapılmaktadır.

e) İhale Dokümanı Hazırlamak
     İhale Onay Belgesi ve İhale Kayıt Numarası alındıktan sonra ihale dokümanı (İdari Şartname, Teknik Şartname, Sözleşme Tasarısı, Standart Formlar) hazırlanıp firmalara verilmek üzere çoğaltılarak onaylanır.

f) İhale İlanı Hazırlamak ve Yayınlatmak.
    İhale Kayıt Numarası alındıktan sonra bu ihale kayıt numarasına Kamu İhale Bülteninde yayımlanacak olan  ilan için ilan bedelinin yatırılması gerekmektedir. Bu nedenle avans çekilerek ilan bedeli Kamu İhale Kurumunun hesabına yatırılır. Daha sonra ihale ilanı Kamu İhale Kurumunun internet sitesinden  hazırlanarak onaylanmak üzere gönderilir. İhale ilanı Kamu İhale kurumunca onaylandıktan sonra parası yatırıldığına dair bilginin eşleşmesine müteakip sevk işleme formu gönderilerek  ilanın yayımlanması sağların.

g) İhale İlanı Yayınlandıktan Sonra İhale İşlem Dosyasının İhale Komisyonuna teslim etmek
          İhale ilanı yayımlandıktan sonra ihale işlem dosyasının ilanın yayımlanmasını takip eden 3 iş günü içerisinde ihale komisyonu üyelerine tutanak karşılığı teslim edilmesi gerekmektedir.

h) İhale Dokümanının Satılması
     İhale ilanı yayımlandıktan sonra isteklilere ihale dokümanı satışı gerekli tutanak karşılığı yapılır.

ı) İhale Teklif Dosyasının Teslim Alınması
     İhale tarih ve saatine kadar ihale teklif zarlarının teslim alınarak ihale saatinde ihale komisyonuna teslim edilmektedir.

j) İhalenin yapılması ve evraklarının tanzimi
    İhale tarih ve saatinde ihale yapılarak ihale komisyonunca yapılan iş ve eylemlerin yazışmaları yapılarak evraklar tanzim edilir, ihale komisyonuna imzalatılarak  yasaksız teyidi alınarak ihale yetkilisine  onaylatılır. Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere bildirilir.

k) Sözleşmeye Davet ve Sözleşme İmzalanması
      Gerekli yasal süreler beklendikten sonra ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşmeye davet edilir. Gerekli evraklar temin edildikten sonra yüklenicinin yasaklı olup olmadığı teyit edildikten sonra sözleşme yüklenici ile karşılıklı olarak imzalanır. Yapım işlerinde yer teslimi ve işe başlama tebligatı, mal ve hizmet alımlarında işe başlama tebligatı yapılır. 

l) Muayene kabul işlemleri için gerekli yazışmalar yapmak.
Sözleşme imzalandıktan sonra muayene kabul ve ayniyat işlemlerinin yapılabilmesi için ihale dokümanlarının yanı sıra mal alımı, ise alımı yapılan mal örneğini İkmal Büro Amirliğine göndermek suretiyle bilgilendirmek.
 
m) Mevzuat gereği yapılması gereken yazışmalar.
 Sözleşme imzalandıktan sonra Kamu İhale kurumunun internet sitesinden sözleşme bilgi formu göndermek. Daha sonra yapım işi ve hizmet alımı  ihalelerle ilgili mevzuat gereği SSK’ya bilgi vermek.

n) Ödemenin yapılması için hak ediş ve icmalleri düzenlemek.
     İşler tamamlanıp muayene ve kabul işlemleri yapıldıktan sonra yüklenici ile birlikte hak ediş düzenlemek

o) İşin bitiminden sonra yüklenicilerin talepleri doğrultusunda İş Bitirme Belgelerini tanzim etmek. Teminatların çözülmesi için gerekli işlemleri yapmak.

p) İhaleden önce, ihale aşamasında ve ihaleden sonra Kamu İhale Kurumu, Maliye Bakanlığı, Sayıştay ve diğer ilgili kurumlarla mevzuattan kaynaklanan yazışmaları yapmak.

r) Kamu İhale Kanunu ve ilgili değer bütün mevzuatları takip ederek, güncelleme işlemlerini ve gereğini yapmak.

İdari Mali İşler Kızılcahamam Sunumu

PMYO Bütçe Teklif Formu