EVRAK ARŞİV ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

1. İdari Büro Amirliği,

2. Evrak Büro Amirliği,

3. Arşiv Büro Amirliği.nden oluşur.

 İdari Büro Amirliği Görev ve Yetkileri

• Şubeye gelen evrakı zimmetle teslim almak, Şube Müdürüne arz etmek, talimata göre ilgili büroya intikal ettirmek,

• Şubeden giden evrakı imzaya sunmak, takip etmek, safhalarında Şube Müdürüne bilgi sunmak ve ilgili birime teslim etmek,

• Genel Müdürlük ve diğer kurum ve kuruluşlardan Başkanlığa, Personel Şube Müdürlüğü aracılığıyla gelen yönetmelik, genelge, tamim, duyuru ve buna benzer personele tebliği gereken evrakın Şube içerisinde tebligat görevini yürütmek,

• Şube personelinin izin, istirahat, nöbet durumunu takip etmek, personelinin özlük işlemlerini ve mutemetlik hizmetlerini yürütmek,

• Şube Müdürlüğünün aylık ve yıllık faaliyet raporları ile şube brifingini hazırlamak ve ilgili birimlere göndermek,

• Mesai takip çizelgesinin takibini yapmak,

• Şubede bulunması gerekli defteri tutmak, evrakı dosyalamak ve muhafaza etmek,

• Şubenin diğer birimlerle yazışmalarını sağlamak,

• Şubenin demirbaş ve kırtasiye malzemelerini temin etmek,

• Demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutmak ve mutemetliğini yapmak,

• Şube Müdürünün vereceği emirleri ilgili bürolara yazmak, duyurmak ve takibini yapmak,

• Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,

• Bu Yönetmeliğin 15 inci maddesinde sayılan görevleri yapmak,

• Diğer Büro Amirliklerinden gelen faaliyet ve istatistik raporlarını Şube Müdürüne arz etmek, istatistikleri güncel tutmak ve özel dosyalarında muhafaza etmek,

• Şube personelinin güvenlik soruşturmalarını tamamlamak, şahsi dosyalarını tutmak, özlük işlemlerini yapmak, isim listesi ile ikamet adreslerini gösterir cetveli hazırlamak,

• Pol-net ve e-posta hizmetlerinde görevlendirilecek personele kullanıcı hesabı oluşturulmasını sağlamak,

• Şubeye ait Fevkalade Hal Planını hazırlamak,

• Şubeye gelen resmi gazete, kitap ve dergilerin dağıtımını yapmak

ile görevli ve sorumludur.

Evrak Büro Amirliği

• Akademiye gelecek evrakı ilgili yerden teslim alıp güvenli bir biçimde Başkanlığa getirmek,

• Elektronik posta yoluyla, Başkanlık e-posta adresine gönderilen evrakın yazıcıdan çıktısını almak,

• Kurye ile getirilen, normal posta, e-posta ve faks ile gelen evrakı tasnif etmek,

• Gelen evraka kırmızı ıstampa mürekkebi ile tetkik ve havale damgası vurmak, üzerine evrakın geliş tarihi ve havale edildiği birimi yazarak ilgili birime intikal ettirmek,

• Kırmızı ıstampa mürekkepli numaratörle damgada belirtilen yere gelen evrakın giriş sayısını vermek, bu sayıyı her miladi yıl başında (1) den başlatmak,

• Gelen/giden evrak kayıt föylerinde her haneye bir evrakı kaydetmek, gelen/giden bir evrakın tüm suretleri ile gelen/giden evrak kayıt föylerine aynı sayıyı vermek, kayıt bilgilerini tam ve hatasız olarak yazmak, bu föylerin ciltlenerek meydana getirilen defteri tasnifli olarak saklamak, yıl sonunda kontrollerini yaptıktan sonra arşivde muhafazasını sağlamak,

• Gelen evrak kayıt föylerinden yararlanarak gelen evrakın günlük, aylık, yıllık istatistik cetvellerini tutmak, birimlerine göre tasnifli olarak saklamak, yıl sonunda bu föyleri kontrol ederek tam olduğunu tespit ettikten sonra arşivde muhafaza etmek,

• Yıldırım, ivedi, günlü ve çok acele işareti olan evrakın giriş kayıt ve havale işlemlerini öncelikli olarak yapmak, gerekirse havale işleminden önce ilgili birime fotokopi suretini evrakın tarih, saat ve özelliklerinin de belirtilmesi suretiyle zimmet karşılığı teslim etmek ve acele, günlü ve gizli evrakı Şube Müdürüne arz etmek,

• Havale işlemi tamamlanan evrakı konusu ve önemine göre Başkana veya ilgili Başkan Yardımcılarına arz etmek ve ilgili birime evrakı zimmet karşılığı teslim etmek,

• Gizlilik derecesi çok gizli olan evraktan mazruf halinde gelenlerin zarflarını açmadan Şube Müdürü aracılığı ile bağlı bulunulan Başkan Yardımcısına sunmak ve Başkanlık adına gelen veya kişiye özel resmi evrakın zarfını açmadan, gizlilik dereceleri bulunan evrakı ise alma yetkisine sahip personele zimmet karşılığı teslim etmek,

• Müracaat sahiplerinin dilekçe ve diğer evrakını teslim alarak kayıt ve havale işlemlerini yapmak, talep halinde tarih ve sayısı ile havale edildiği birimi belirten belgeyi müracaat sahiplerine vermek,

• Başkanlık adına gelen fatura, makbuz, bildirim ve diğer belgeleri teslim almak, kayıt ve havale işlemlerini yaparak ilgili birime zimmet karşılığı teslim etmek, özel postaları ise birimlere göre tasnif edip, özel posta dolabında personelin çalıştığı birim bölümüne bırakmak,

• Başkanlık dışındaki birimlerle, Başkanlığa bağlı diğer illerde bulunan birimlere gönderilmek üzere birimler tarafından tanzim edilmiş olan iki suret evrak föyünün kapsadığı koli, paket ve evrakın varsa ekleriyle beraber imza kısmının, gizlilik derecesinin, Acele, Günlü, İvedi gibi işaretlerinin tam ve eksiksiz mevcut olduğuna dikkat edilerek teslim almak, bunlara çıkış sayısını siyah veya mavi renkli mürekkepli numaratörle vermek ve bu sayıyı her miladi yıl başında (1) den başlatmak,

• Acele ve günlü evrak öncelikli olmak üzere, gizlilik derecesi taşımayan ve ekinde resim, materyal, kroki, gizlilik derecesi bulunmayan evrak ve dokümanları adedine bakılmaksızın zimmet karşılığı teslim almak, ilgili birimlerin e-posta adreslerine göndermek, işlem bitiminde evrak aslını evrakı üreten birime zimmet karşılığı teslim etmek,

• Genel Müdürlük Merkez ve Taşra birimlerinin dışında diğer kurum ve kuruluşlara acele ve günlü evrakın gönderilmesi ve e-posta sisteminin teknik nedenlerle arızalı olması durumunda (n) bendinde bahsi geçen evrakı faks ile göndermek,

• Gizlilik dereceleri bulunan evrakı Emniyet Genel Müdürlüğü Gizlilik Dereceli Evrak ve Güvenliği Yönergesi, İçişleri Bakanlığı Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği takip ederek gönderilmesini sağlamak,

• Tarih ve sayı alan evrakı gideceği adreslere göre öncelikle şehir içi ve şehir dışı olarak tasnif etmek, şehir içi evrakı kurye tarafından dağıtılmak üzere zimmet föylerine yazmak ve zarflamak, Şehir dışına posta ile gönderilecek evrakı da adreslerine göre tasnif etmek, aynı adrese gidecek birden fazla evrak olması halinde bunları aynı zarfa koymak suretiyle puldan ve zarftan tasarruf sağlamak, zarfın üzerine gideceği yerin adresini ve zarfa konulan evrakın sayıları ile varsa eklerini yazmak,

• Zarf, koli ve paketlerin üzerine ağırlıklarını ve taahhütlü, iadeli taahhütlü veya adi olarak gönderilecekleri usule göre, tarifesi uyarınca resmi pulunu yapıştırmak, Posta zimmet föyleriyle gönderilecek evrak ve malzemeleri posta merkezine götürmek, zimmet föylerinin suretlerine posta merkezinin mührünü vurdurup, ilgilisine imza ettirmek, posta zimmet föylerinin ciltlenerek meydana getirilecek defteri tasnifli olarak saklamak, yıl sonunda kontrollerini yaptıktan sonra arşivde muhafazasını sağlamak,

• Posta zimmet föylerindeki kayıtlardan yararlanarak günlük, aylık ve yıllık pul sarflarını özel defterlerine usulüne göre işlemek ve bu kayıtlar ile mevcut pulları her an ilgili ve yetkililerin denetimine hazır bulundurmak ve ay sonu hesaplarını Şube Müdürünün, yıl sonu hesaplarını Başkanın kontrol ve tasdikine sunmak,

• Posta pulu temini ile ilgili her türlü işlemleri yapmak, pul mevcudu önceden belirlenen stok seviyesinin altına düşmeden önce ikmal etmek,

• Sorulan evrakı, mevcut gelen ve giden evrak kayıt föylerinden yararlanarak tespit etmek ve ilgilisine bildirmek,

• Resmi yazışmalarda standardizasyonun sağlanabilmesi bakımından bu konuya esas kurallara birimlerce uyulup uyulmadığını izlemek, birimlerin yazışmalarında kendilerine tahsis edilen kodları kullanmalarını sağlamak ve konuyu yakından takip etmek, aidiyet numaraları ile dosya sıra numaralarını ilave etmek, bu hususta eksiklik görüldüğünde birimleri uyarmak,

• Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak

ile görevli ve sorumludur.

Arşiv Büro Amirliği

• Kurum Arşivinde saklanacak evrak ve dosyaların nasıl hazırlanması gerektiğini birimlere bildirmek,

• Birimlerden işlemi bitmiş, Kurum Arşivine intikal edecek evrak ve dosyaların mevcut yönetmelik hükümlerine göre düzenlenip düzenlenmediğini kontrol etmek ve bununla ilgili işlemleri yürütmek,

• Kontrolü yapılan evrak ve dosyaları eksikleri varsa giderilmesini sağlamak, eksiği bulunmayan, tasnifi tamamlanmış olan evrakı teslim almak, standart dosya gömlekleri içerisinde, koruma şartlarına haiz Kurum Arşivine tasnif planına uygun olarak bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirmek,

• Birimlerde teşekkül eden arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeleri Kurum Arşivinde, birim arşivlerinde teşekkül ediş biçimlerine göre kendilerine tahsis edilen bölümlerde muhafaza etmek,

• Kurum arşivinde muhafaza edilmesi gereken malzemenin dosyalanması ve dosyalara ulaşılması amacıyla lüzumlu görülen kayıtları tutmak, düzenlenmek, silinmek ile bu konuda yapılması gereken diğer işlemleri yapmak,

• Dosyalama işlemi tamamlanarak dosya halinde kurum arşivine gönderilen arşiv malzemesini, burada aynı aidiyette olanlar bir arada olmak üzere, dosya sıra numarasına göre sıralı halde raf veya dolaplarda saklama süresi sonuna kadar muhafaza etmek,

• Kurum arşivine intikal eden değişik tür ve özellikteki malzemeden defter, kitap, film, fotoğraf, plak, ses veya dijitize bant, mikrofilm ile benzerlerini, arşiv malzemelerinin tasnifi, dosyalanması, arşivlere yerleştirilmesi, muhafazası ve imha listesinin tanzim edilmesi ile bu konuda yapılacak diğer işlemlerde uygulanacak aidiyet numarası sistemi ile uyumlu olarak geliştirilecek bir plan dahilinde malzemenin konu metni veya alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ya da diğer sistemlerden biri veya bir kaçını birlikte kullanarak kurum arşivine yerleştirilmesi ve muhafazasını sağlamak,

• Kurum Arşivinde bulunan arşiv malzemesinin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak, arşiv malzemesinin her türlü zararlı, menfi tesirli unsurlardan korunmasını sağlamak, bununla ilgili gerekli tedbirleri almak,

• Kurum Arşiv deposunun yerleşim şemasını çıkararak deponun görünür uygun bir yerine asmak,

• Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Yönetmeliği ilgili hükümleri doğrultusunda Kurum Arşivi ayıklama ve imha işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

• Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu.nun yazışmalarını yapmak,

• Kurum Arşivinden Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda hizmet birimlerinin yararlanmasını sağlamak,

• Kurum Arşivinde araştırma ve inceleme yapılması işlemlerini yürütmek,

• Emniyet Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Yönetmeliği.nde bulunan Aidiyet Numarası Listesinde yeni bir aidiyet numarası, listede yer alan malzemenin konu metni, muhafaza edileceği arşiv veya saklama süresinin değiştirilmesine ihtiyaç duyulması halinde Genel Müdürlükten aidiyet numarası tahsisi veya değişiklik talebi ile ilgili yazışmaları yapmak,

• Yaptığı işlemler ile ilgili günlük, aylık ve yıllık istatistikleri tutmak, bunlardan aylık ve yıllıkları Şube Müdürünün bilgisine sunmak,

• Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak

ile görevli ve sorumludur.